En finir avec l’Excel philosophie : vers une application métier !

Un usage poussé d’Excel

Microsoft Excel est un outil extrêmement puissant qui permet d’organiser et de manipuler des données avec une grande efficacité. Il automatise certaines tâches répétitives et offre des visualisations utiles via ses outils graphiques. Cependant, lorsque l’entreprise se développe, les limites d’Excel deviennent rapidement évidentes.

 

Les limites d’Excel

Voici les principales difficultés rencontrées par nos clients utilisant Excel :

• Les automatisations deviennent difficiles à maintenir en cas de départ du collaborateur créateur du fichier Excel.
• La collaboration entre équipes est complexe et peu fluide.
• Il n’y a pas de gestion des rôles et des droits d’accès.
• Les nouveaux arrivants ne comprennent pas toujours les fichiers Excel préexistants et leur subtilité.
• La sécurité des données est limitée.
• L’interopérabilité avec d’autres logiciels est faible.
• L’utilisation sur mobile reste compliquée.
• Le manque de scalabilité, car Excel n’est pas conçu pour gérer de grands volumes de données ou des processus métiers complexes. Le risque de tout casser d’un simple clic est réel.

Ces contraintes rendent indispensable l’adoption d’un logiciel métier adapté aux besoins actuels.

 

Passer d’une approche Excel centric à User centric

Migrer d’Excel vers un logiciel métier ne se résume pas à copier-coller des données. Ce processus s’inscrit dans une transformation profonde qui modifie la culture et les habitudes de travail.

Une analyse approfondie de l’écosystème utilisateurs

Ce processus commence par une analyse de l’écosystème numérique et des besoins des utilisateurs. Côté client, l’accompagnement des équipes est essentiel pour surmonter les résistances au changement. Nous étudions les connexions entre les outils, les workflows existants, identifions les points de blocage et proposons des améliorations concrètes. Avant de penser fichier, nous pensons interopérabilité, fonctionnalités et contexte d’utilisation.

La standardisation des processus

La création d’un logiciel métier commence souvent par une étape délicate : harmoniser les processus. Cette normalisation garantit des workflows cohérents, mais elle n’est pas sans difficultés.
Entre le prescrit et le réel, il existe toujours un décalage. Pour y remédier, une phase de recherche approfondie est menée auprès des utilisateurs finaux. Cette étude permet de décrire précisément leurs activités et de prendre des décisions basées sur ces connaissances. Ce socle structure ensuite les parcours utilisateurs, le design de l’interface et d’interaction.

Structurer la navigation

La navigation proposée dans Excel repose sur des onglets, avec une structure linéaire, sans possibilité d’organiser et de structurer l’information. Cette approche peut devenir limitée lorsque les ensembles de données ou les processus métiers se complexifient. En revanche, dans une approche centrée utilisateurs, il est important d’intégrer une réflexion sur l’architecture de l’information. En fonction des rôles et des besoins spécifiques des utilisateurs, les solutions métiers permettent d’offrir une expérience de navigation optimisée, mieux adaptée aux exigences évolutives des entreprises.

L’intégration de nouveaux concepts

Avec un logiciel métier, les représentations sous forme de tableaux à défilement horizontal laissent place à des formats plus modernes et ergonomiques.

Onboarding

Un processus d’onboarding guide les utilisateurs dans la découverte de l’outil, facilitant ainsi son adoption.

Listes dynamiques

Les tableaux peuvent être remplacés par des listes qui facilitent la lecture, notamment sur mobile.

Dévoilement progressif

Présenter les informations par étapes successives limite la densité visuelle et améliore l’expérience utilisateur.

Accessibilité

Un travail autour des critères d’accessibilité est réalisé par nos équipes pour garantir un design accessible.

Tableau de bord interactif

Les données sont affichées sous un format adapté comme des graphiques dynamiques ou des listes de données pour faciliter une vue globale et rapide.

Responsive

L’interface est conçue pour être responsive, s’adaptant à toutes les tailles d’écran (en fonction des cas d’usage).

L’application de l’identité visuelle de l’entreprise

La marque a une importance stratégique qui se traduit visuellement par le choix des typographies, des couleurs, de la grille, du logo, de l’iconographie ou autres médias. La création d’un outil métier est aussi l’occasion de créer une identité de marque singulière et impactante.
Cependant, comme pour les processus métier, cela demande une réflexion approfondie. L’habillage graphique doit être présent sans pour autant surcharger les écrans. La présence de la marque ne doit pas entrer en confrontation avec l’utilisabilité. La marque doit cohabiter avec l’utilisabilité pour offrir une expérience utilisateur optimale tout au long du parcours utilisateurs.

Conclusion

Déployer un logiciel métier est un investissement financier, temporel et organisationnel. Il nécessite une collaboration étroite entre décideurs, développeurs et designers pour créer un outil intuitif et adapté aux besoins des utilisateurs.

Chez Yumans, nous sommes spécialisés dans la transformation d’outils existants en solutions modernes. Contactez nos experts pour révolutionner vos outils métiers et accélérer votre transformation digitale !